En décembre dernier, les équipes des cabinets de l’Unistra et de Sorbonne Université se sont réunies à l’occasion d’un séminaire consacré aux problématiques quotidiennes qu’elles partagent. Retour sur cette journée d’échanges qui a permis de croiser les regards sur la vie d’un cabinet et les bonnes pratiques professionnelles.
Le séminaire de travail entre les équipes des cabinets de Sorbonne Université et de l’Université de Strasbourg est le fruit d’une réflexion portée sur la nécessité de mettre en lumière les collaborateurs de cabinet qui œuvrent dans l’ombre de leurs managers et leur permettre d’échanger avec des collègues qui occupent des mêmes fonctions. Il a été rendu possible grâce à la relation de confiance entre la directrice et le directeur de cabinet de ces deux établissements membres d’UDICE.
Cette journée, organisée fin décembre 2024, fut l’occasion d’offrir une parenthèse aux équipes, dans un quotidien dense et complexe en fin d’année, et de leur offrir un temps d’introspection et de dialogue « en miroir » dans un cercle de confiance. La tenue de ce séminaire, au-delà de permettre aux équipes de sortir de leur zone de confort et de rencontrer leurs homologues, visait aussi à les bousculer les équipes en découvrant un autre environnement et à faire émerger de nouvelles méthodes de travail par comparaison.
Articulé autour de plusieurs temps forts, ce séminaire s’est voulu orienté sur le partage de bonnes pratiques individuelles et collectives, entre binômes des deux universités occupant des fonctions similaires. Aussi, après une présentation des organisations des cabinets et de chaque membre d’équipes, à partir d’un fil conducteur commun, des discussions ouvertes ont permis d’aborder les pratiques et les difficultés rencontrées par chacune et chacun. Plusieurs problématiques quotidiennes ont émergé, telles que la gestion de plusieurs portefeuilles, l’impact du caractère hautement politique des présidences sur les agendas, ou encore le travail dans l’urgence. Ce fut également l’opportunité d’aborder la gestion de situations complexes, qu’elles soient liées à des relations interpersonnelles, à la quantité de travail ou à un contexte politique instable, mais aussi de dédramatiser ces situations et même de s’en amuser.
Cet exercice a permis aux collaboratrices et collaborateurs de prendre du recul sur leurs missions respectives, en questionnant et en confrontant leurs méthodologies, mais aussi de se rassurer sur des pratiques, souvent communes aux deux cabinets, et de se réjouir de la qualité du travail fourni. Un temps de partage privilégié avec le président de l’Université de Strasbourg a également été l’occasion de partager des anecdotes sur les coulisses des cabinets, du point de vue du président de l’établissement.
Le séminaire s’est conclu par une visite du bureau de la présidence de l’Université de Strasbourg, ce qui a nourri des pistes d’amélioration sur des aspects techniques et essentiels de la bonne tenue d’un cabinet comme la répartition géographique des différents pôles, la structuration des bureaux et son impact dans la gestion du quotidien (gestion des parapheurs, accueil des rendez-vous, confidentialité des échanges, etc.), et l’articulation entre équipes politique et administrative.
Les échanges entre collègues au cours de la journée ont mis en lumière ce qui anime les équipes dans la conduite de leurs missions : l’environnement stimulant d’un cabinet, la diversité des interlocuteurs et des thématiques abordées, et ce qui leur permet de continuer à œuvrer au quotidien malgré la charge de travail : la confiance et les responsabilités que leur accordent leurs directrice et directeur, la bonne ambiance, la solidarité entre le collectif ainsi qu’un fort sens du service public partagé par toutes et tous.
A l’issue de ce temps fort de cohésion d’équipe, les deux cabinets ont respectivement partagé leur envie de renouveler cette expérience, qualifiée de « bouffée d’air frais » leur ayant permis de sortir de leur environnement. De manière unanime, il a été proposé d’organiser un « accueil retour » à Sorbonne Université pour poursuivre l’expérience.
Au-delà du souvenir des discussions engagées, du dépaysement et de l’expérience humaine partagée, reste la philosophie que nous avons voulu transmettre lors de ce séminaire : créer des ponts entre nos institutions et nos équipes pour rompre l’isolement que peut vivre un cabinet dans son université et continuer à s’améliorer en apprenant des autres.
